10 Cách Cải thiện Kỹ năng Giao tiếp Hiệu Quả
Nhiều năm trước, Conference Board - một tổ chức nghiên cứu độc lập và phi lợi nhuận tại Canada đã xây dựng Bộ 2000+ Kỹ năng Việc làm, trong đó liệt kê danh sách các kỹ năng quan trọng mà người lao động cần có để thành công tại nơi làm việc. Theo đó, kỹ năng giao tiếp đứng đầu danh sách các kỹ năng cơ bản cần thiết. Một thập kỷ rưỡi sau, với sự gia tăng của mạng xã hội và tin nhắn, giao tiếp trở nên ngày càng thoải mái, ngay cả trong những tình huống yêu cầu cách giao tiếp trang trọng hơn. Điều này có nghĩa là người thuộc thế hệ trẻ có thể không biết hoặc thậm chí không hiểu rõ tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc. Khi bạn nhìn vào những nhà lãnh đạo vĩ đại nhất, một trong số đặc điểm họ sở hữu là khả năng giao tiếp hiệu quả, điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp.
Vậy làm sao để cải thiện kỹ năng giao tiếp? Nâng trình ngay với 10 phương pháp dưới đây:
1. Luôn lắng nghe
Trong giao tiếp, ai cũng muốn biết rằng họ đang được lắng nghe. Hãy thật sự lắng nghe những gì người khác đang nói, thay vì mải suy nghĩ về câu trả lời của bạn. Để tránh hiểu lầm, hãy nhờ đối phương giải thích thêm hoặc cung cấp thông tin chi tiết nếu bạn còn thắc mắc. Khi đang trò chuyện với một ai đó, bạn nên dành toàn tâm toàn ý cho họ. Một điểm quan trọng khác là chỉ nên thực hiện một cuộc trò chuyện tại một thời điểm. Điều này có nghĩa là nếu bạn đang nói chuyện với ai đó qua điện thoại, đừng cùng lúc trả lời email hoặc gửi tin nhắn với người khác. Đối phương sẽ biết rằng bạn không hoàn toàn chú ý vào họ.
2. Quan tâm đến đối tượng giao tiếp
Bạn có thể sử dụng các từ viết tắt và ngôn ngữ thân mật khi giao tiếp với bạn bè, nhưng nếu gửi email và tin nhắn cho sếp, đừng viết “Này (Hey)”, “Nói chuyện sau nhé (TTYL)” hay bất kỳ ngôn ngữ không trang trọng nào khác. Đừng cho rằng ai cũng hiểu nghĩa của các từ viết tắt. Một số từ viết tắt có ý nghĩa khác nhau đối với từng người, nếu bạn không muốn bị đối phương hiểu lầm thì đừng sử dụng chúng. Những người giao tiếp hiệu quả gửi gắm thông điệp dựa trên đối tượng mà mình đang nói chuyện, vì vậy hãy luôn đặt mình vào vị trí của người khác khi bạn đang cố gắng truyền đạt thông điệp của mình.
3. Ngôn ngữ cơ thể đóng vai trò quan trọng
Dù là trong những cuộc gặp mặt trực tiếp hay hội nghị trực tuyến thì ngôn ngữ cơ thể cũng đóng một vai trò quan trọng. Hãy linh hoạt ngôn ngữ cơ thể, đảm bảo bạn xuất hiện trông dễ gần. Chẳng hạn như bạn không nên khoanh tay, thay vào đó hãy giao tiếp bằng mắt để đối phương biết rằng bạn đang chú ý.
4. Kiểm tra tin nhắn trước khi nhấn gửi
Tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động có thể là “vị cứu tinh”, nhưng chúng không hoàn toàn đáng tin cậy. Hãy luôn kiểm tra kỹ những gì bạn đã viết, đảm bảo rằng câu từ bạn đang truyền đạt đúng thông điệp mà bạn mong muốn.
5. Hãy nói ngắn gọn nhưng cụ thể
Trong giao tiếp bằng văn bản và lời nói, hãy thực hành việc nói ngắn gọn nhưng đủ cụ thể để cung cấp đủ thông tin cho người khác hiểu rõ điều bạn đang muốn truyền đạt. Khi trả lời một email, hãy đảm bảo bạn đọc toàn bộ email trước khi viết phản hồi. Nếu luyện tập thường xuyên, bạn sẽ học được cách không dông dài hoặc cung cấp quá nhiều thông tin.
6. Ghi chép lại
Khi bạn đang trò chuyện với người khác hoặc trong cuộc họp, đừng quá tin tưởng vào trí nhớ của bạn mà hãy ghi chú lại. Sau đó, hãy gửi một email để xác nhận lại những thông tin được trao đổi trong cuộc trò chuyện.
7. Đôi khi nên nói chuyện trực tiếp qua điện thoại
Nếu bạn thấy mình có nhiều điều muốn nói, thay vì gửi email, hãy gọi điện thoại cho người đó. Gửi email là một cách giao tiếp tốt, nhưng đôi khi việc truyền đạt bằng lời nói dễ dàng hơn.
8. Uốn lưỡi bảy lần trước khi nói
Luôn dừng lại trước khi nói, không nói ngay điều đầu tiên xuất hiện trong đầu. Hãy dành vài giây chú ý kỹ vào cách bạn định truyền đạt hoặc những gì bạn sắp nói ra. Thói quen này sẽ giúp bạn tránh được những tình huống xấu hổ không mong muốn (nếu chẳng may nói nhầm).
9. Đối xử bình đẳng với mọi người
Đừng nói chuyện một cách coi thường với bất kỳ ai mà hãy luôn dành cho mọi người sự tôn trọng. Hãy đối xử với người khác theo cách mà bạn muốn họ đối xử với mình.
10. Duy trì thái độ tích cực và mỉm cười
Ngay cả khi bạn đang nói chuyện qua điện thoại, hãy mỉm cười vì thái độ tích cực của bạn sẽ lan tỏa năng lượng và đối phương sẽ nhận ra điều đó. Khi bạn thường xuyên mỉm cười và tỏa ra năng lượng tích cực, mọi người cũng sẽ phản hồi tích cực với bạn.
Giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng có thể trau dồi, do đó việc áp dụng một số gợi ý đã được trình bày ở phía trên sẽ giúp bạn hoàn thiện kỹ năng giao tiếp của mình.