Luật Bảo vệ Lao động Tự do mới của Nhật Bản (Freelancer Protection Act - FPA) chính thức có hiệu lực vào tháng 11 năm 2024. Tên đầy đủ của luật này là “Đạo luật về Đảm bảo Giao dịch Công bằng liên quan đến Lao động tự do đặc thù” (Act on Ensuring Proper Transactions Involving Specified Entrusted Business Operators). Đạo luật này quy định rõ hơn về địa vị pháp lý của lao động tự do (freelancer) và bảo vệ một số quyền lợi quan trọng của nhóm này – bao gồm cả những quyền thường chỉ áp dụng cho lao động toàn thời gian (có quan hệ lao động chính thức với doanh nghiệp). Tuy nhiên, đạo luật mới này cũng sẽ tăng gánh nặng tuân thủ và rủi ro pháp lý cho các công ty sử dụng lao động tự do.

Lưu ý: ManpowerGroup không phải là một công ty luật. Thông báo này được cung cấp nhằm giúp khách hàng hiểu rõ hơn về các dịch vụ mà văn phòng của chúng tôi tại Nhật Bản đang cung cấp. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến luật lao động tại Nhật Bản, vui lòng tham khảo ý kiến từ một luật sư có chuyên môn liên quan.

​

Theo Luật Bảo vệ Lao động Tự do (FPA), “freelancer” được định nghĩa là cá nhân hoặc pháp nhân chỉ có một giám đốc và không có nhân viên, đảm nhiệm các hoạt động thuê ngoài (outsource) hoặc làm việc theo hợp đồng dịch vụ. Theo định nghĩa này, phạm vi điều chỉnh của FPA không bao gồm các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) có nhiều nhân viên hoặc nhiều giám đốc. Tuy nhiên, theo hướng dẫn từ Ủy ban Thương mại Công bằng Nhật Bản (FTC) – cơ quan quản lý chính của FPA – những freelancer có sự hỗ trợ từ thành viên gia đình sống cùng nhà (miễn là họ không phải là giám đốc công ty) hoặc thỉnh thoảng thuê nhân viên bán thời gian sẽ không bị mất tư cách freelancer. Tất nhiên, việc tự gọi một mối quan hệ là “freelance” không có nghĩa là luật sẽ công nhận như vậy. Nếu trên thực tế, mối quan hệ đó mang tính chất của một quan hệ lao động, thì luật vẫn sẽ coi đó là quan hệ lao động và áp dụng các quy định tương ứng.

Phạm vi của các hoạt động “thuê ngoài” được quy định trong FPA rất rộng, bao gồm lĩnh vực sản xuất, sáng tạo nội dung (lập trình, sản xuất video, văn bản, hình ảnh,...) và việc giám sát các dịch vụ. Điều này có nghĩa là cả người giao đồ ăn qua nền tảng số lẫn luật sư hành nghề độc lập đại diện cho khách hàng doanh nghiệp tại tòa án đều có thể được xem là freelancer theo định nghĩa của luật.

​

Phần lớn các quy định trong FPA áp dụng cho đối tượng là các doanh nghiệp sử dụng freelancer, tức là các tổ chức, cá nhân thuê ngoài dịch vụ, chứ không áp dụng cho bản thân những người/tổ chức là freelancer.

• Điều này cũng tương tự Luật Bảo vệ Nhà thầu phụ (Subcontractor Protection Act – SBA).1 Đây là một đạo luật hiện hành nhằm bảo vệ các nhà thầu phụ khỏi các hành vi thương mại không công bằng từ phía nhà thầu chính, đặc biệt là tình trạng chậm thanh toán. Trong một số trường hợp, freelancer cũng có thể được xem là nhà thầu phụ theo luật này. Tuy nhiên, FPA mở rộng phạm vi bảo vệ hơn nữa, không chỉ bổ sung các quyền lợi riêng cho freelancer mà còn áp đặt nghĩa vụ lên nhiều hơn những loại hình doanh nghiệp có sử dụng freelancer.2

• Chẳng hạn, FPA phản ánh tinh thần của Luật Bảo vệ Nhà thầu phụ khi quy định rằng không được áp đặt thời hạn thanh toán vượt quá 60 ngày cho lao động tự do. Tuy nhiên, có một ngoại lệ: nếu một nhà thầu thuê ngoài lao động tự do để đảm nhiệm toàn bộ hoặc một phần công việc, thì họ phải thanh toán cho lao động tự do trong vòng 30 ngày kể từ khi nhà thầu nhận được tiền từ khách hàng (bên thuê).

• Theo FPA, khi hợp tác với một lao động tự do, doanh nghiệp bắt buộc phải cung cấp thông tin cơ bản về thỏa thuận bằng văn bản — có thể là email hoặc tin nhắn — bao gồm những nội dung sau:​

• Thông tin của doanh nghiệp và người lao động tự do

• Ngày bắt đầu hợp tác

• Nội dung công việc (bao gồm sản phẩm cần giao hoặc dịch vụ cần thực hiện)

• Thời gian và địa điểm bàn giao sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ

• Mức thù lao và thời hạn thanh toán

Bên cạnh việc bảo vệ lao động tự do khỏi các điều khoản thanh toán kéo dài quá mức, FPA còn nghiêm cấm các hành vi lạm dụng khác từ phía bên thuê, chẳng hạn như:

• Từ chối chấp nhận sản phẩm hoặc dịch vụ đã hoàn thành mà lỗi không thuộc về phía lao động tự do

• Tự ý giảm mức thù lao đã thỏa thuận vì những lý do không phải do lỗi của lao động tự do

• Đặt mức giá quá thấp một cách vô lý so với giá các dịch vụ hoặc sản phẩm tương tự trên thị trường

• Ép buộc lao động tự do phải sử dụng dịch vụ hoặc mua sản phẩm, trừ khi có lý do chính đáng — chẳng hạn để đảm bảo tính đồng bộ hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm

• Yêu cầu lao động tự do cung cấp tiền, dịch vụ hoặc các lợi ích khác

• Bắt freelancer sửa đổi hoặc làm lại sản phẩm/dịch vụ khi lỗi không xuất phát từ phía họ

• Tất cả những quy định bảo vệ này đều dựa trên giả định rằng bên thuê lao động tự do thường là các doanh nghiệp lớn hơn, có nhiều quyền thương lượng hơn — và quyền lực đó có thể bị lạm dụng nếu không được kiểm soát.

​

​Khác với Luật Bảo vệ Nhà thầu phụ, FPA còn mở rộng một số quyền lợi cho người làm nghề tự do mà trước đây thường chỉ áp dụng cho mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Đầu tiên, FPA đặt ra yêu cầu đối với nội dung của các quảng cáo tuyển freelancer, tương tự như các quy định áp dụng cho tin tuyển dụng nhân sự.

Hai à, người sử dụng lao động tự do sẽ có một số nghĩa vụ nhất định đối với những lao động tự do đang mang thai hoặc có trách nhiệm nuôi con hay chăm sóc người khác. Nếu thỏa thuận làm việc tự do có tính chất lâu dài, người sử dụng lao động phải thực hiện các điều chỉnh hợp lý cho hoàn cảnh của người lao động tự do nếu họ có yêu cầu. Nếu công việc không mang tính chất liên tục, người sử dụng lao động ít nhất cũng phải nỗ lực xem xét những điều chỉnh nào có thể thực hiện được.

Ba là, người sử dụng lao động tự do phải có các biện pháp nhằm ngăn chặn hành vi quấy rối và các hành vi tương tự nhắm vào người lao động tự do - những hành vi có thể ảnh hưởng tiêu cực đến thỏa thuận làm việc hoặc môi trường làm việc của họ, đồng thời tạo điều kiện để người lao động tự do có thể nêu lên mối quan ngại nếu những hành vi đó xảy ra. Luật cấm việc hủy bỏ hợp đồng với lao động tự do hoặc thực hiện các hành động trả đũa tương tự đối với người lao động tự do khi họ nêu lên những mối quan ngại như vậy.

Cuối cùng, đối với các thỏa thuận làm việc tự do có tính chất lâu dài, người lao động tự do phải được thông báo trước ít nhất ba mươi (30) ngày về việc chấm dứt hoặc không gia hạn hợp đồng, trừ những trường hợp ngoại lệ nhất định khi việc thông báo trước là không thể thực hiện được. Trong thời gian thông báo, người lao động tự do có thể yêu cầu giải thích lý do chấm dứt hoặc không gia hạn hợp đồng và người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải cung cấp lý do đó.

​

Tính chất kép của các biện pháp bảo vệ trong Luật Bảo vệ Lao động Tự do (FPA) khiến việc thực thi trở nên phức tạp. Các quy định liên quan đến thanh toán và các điều khoản khác có thể được thực thi bằng cách nộp đơn khiếu nại lên Ủy ban Thương mại Công bằng (FTC). Tuy nhiên, các hành vi vi phạm tiềm ẩn liên quan đến các quy định mang tính chất “lao động” nên được báo cáo cho Bộ Y tế, Phúc lợi và Lao động (MHLW). Cả hai cơ quan đều có thẩm quyền tiến hành điều tra, yêu cầu cung cấp thông tin và đưa ra khuyến nghị hoặc lệnh cải thiện. Cơ quan quản lý Doanh nghiệp Nhỏ và Vừa (Small and Enterprise Agency) cũng có thể tham gia trong một số tình huống nhất định.

Có cả hình phạt hành chính và hình sự nhẹ đối với hành vi không tuân thủ lệnh hoặc cung cấp thông tin sai lệch khi được yêu cầu. Tuy nhiên, biện pháp xử phạt có khả năng được sử dụng phổ biến nhất có lẽ là hình thức “bêu tên công khai” – một hình thức ngày càng phổ biến trong các quy định pháp luật của Nhật Bản.

​

Luật Bảo vệ Lao động Tự do (FPA) sẽ yêu cầu các công ty sử dụng lao động tự do phải thiết lập ít nhất một hệ thống tuân thủ tối thiểu để phòng tránh vi phạm ngoài ý muốn. Hướng dẫn quy định đi kèm với luật cho thấy rằng các vi phạm như vậy có thể dễ dàng xảy ra. Ví dụ, việc khấu trừ phí chuyển khoản ngân hàng vào khoản thanh toán cho người lao động tự do sẽ bị coi là hành vi “giảm thù lao một cách lạm dụng” trừ khi người lao động tự do đã được thông báo về điều này ngay từ thời điểm ký kết hợp đồng.

Tương tự, các doanh nghiệp sử dụng lao động tự do để tạo nội dung cần phải quy định rõ trong các điều khoản hợp tác rằng việc chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ là một phần của sản phẩm bàn giao và đã được phản ánh trong mức thù lao. Việc đơn phương tuyên bố rằng quyền sở hữu trí tuệ thuộc về bên sử dụng lao động tự do có thể bị coi là hành vi lạm dụng.​

Việc tùy tiện liên hệ với nhiều lao động tự do để hỏi về khả năng hợp tác tiềm năng cũng có nguy cơ vi phạm các yêu cầu của FPA liên quan đến việc chào mời. Việc chào mời lao động tự do thông qua các nền tảng công nghệ cũng phải tuân thủ các yêu cầu này.

Cuối cùng, một lĩnh vực thú vị mà cả Luật Bảo vệ Lao động Tự do (FPA) và các hướng dẫn quy định liên quan đều chưa đề cập đến là việc áp dụng luật đối với các lao động tự do làm việc từ nước ngoài cho các công ty tại Nhật Bản. Làm việc từ xa – ở bất kỳ đâu – đang trở thành một lợi thế ngày càng thu hút của mô hình lao động tự do. Tuy nhiên, hiện vẫn chưa rõ liệu những người làm việc từ nước ngoài cho các công ty tại Nhật Bản có được bảo vệ theo FPA hay không. Về mặt tuân thủ, cách tiếp cận an toàn nhất là nên giả định rằng họ có.

ManpowerGroup hợp tác cùng mạng lưới lao động tự do đa dạng và luôn tự hào mang đến các giải pháp nhân sự tuân thủ pháp luật cho doanh nghiệp tại Nhật Bản cũng như trên toàn cầu. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến Thông báo này về Luật Bảo vệ Lao động Tự do (FPA), vui lòng liên hệ: Hakuya.kido@manpowergroup.jp

[1] Tên chính thức của luật là: Luật chống chậm thanh toán tiền hợp đồng phụ và các khoản liên quan cho nhà thầu phụ.

[2] Luật Bảo vệ Nhà thầu phụ nhìn chung chỉ áp dụng đối với các nhà thầu chính lớn có vốn điều lệ vượt quá một ngưỡng nhất định, tùy theo lĩnh vực kinh doanh.

[3] Một ngoại lệ là trong trường hợp nhà thầu tiếp tục giao khoán công việc cho lao động tự do, thời hạn thanh toán cho lao động tự do không được vượt quá 30 ngày kể từ khi nhà thầu chính nhận được thanh toán từ khách hàng.

Tuân thủ quản lý nhân sự (HR compliance) thường là một lĩnh vực phức tạp, đặc biệt khi doanh nghiệp hoạt động tại nhiều quốc gia với các quy định khác nhau. Tại ManpowerGroup, chúng tôi cung cấp đa dạng các dịch vụ hỗ trợ tuân thủ quản lý nhân sự/ tuân thủ HR và luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp, bất kể doanh nghiệp của bạn đã hoặc chưa thành lập pháp nhân tại Việt Nam hay thị trường khác trong khu vực. Xem thêm chi tiết tại: https://manpower.com.vn/vi/tuan-thu-hr?