Dịch vụ Tuân thủ Quản lý Nhân sự cho Doanh nghiệp

Tuân thủ Quản lý Nhân sự (Tuân thủ HR) là gì?

Tuân thủ Quản lý Nhân sự (Tuân thủ HR - HR compliance) là việc đảm bảo các chính sách và quy trình của doanh nghiệp phù hợp với các yêu cầu pháp lý và nguyên tắc đạo đức. Tuân thủ HR bao gồm việc tuân thủ các luật, quy định và tiêu chuẩn ngành liên quan đến hoạt động quản lý nhân sự tại quốc gia sở tại.

Doanh nghiệp khi mở rộng hoạt động ra nước ngoài, cần chú trọng tuân thủ pháp luật một cách nhất quán, xây dựng văn hóa làm việc thống nhất trong toàn bộ tổ chức, phù hợp với văn hóa, môi trường làm việc của nước sở tại.

Như với các doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam, họ cần tuân thủ những quy định pháp luật liên quan đến lao động gồm Bộ luật Lao động 2019, Luật An toàn, Vệ sinh Lao động 2015, Luật Việc làm 2013. Bên cạnh đó là một số luật và quy định khác như: Luật Bảo hiểm Xã hội 2024, Luật Công đoàn 2013, quy định mới nhất về Mức lương tối thiểu vùng, Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, Luật Quản lý thuế 2019, và Luật Bình đẳng giới 2006.

​

Tuân thủ HR bao gồm những nội dung gì?

• ​Cơ hội việc làm bình đẳng: Đảm bảo không phân biệt đối xử trong tuyển dụng, thăng chức, chi trả lương thưởng và quá trình thực hiện các chính sách lao động khác.

• Lương và giờ làm việc: Tuân thủ các quy định về mức lương tối thiểu, làm thêm giờ hay quy định về độ tuổi tối thiểu để tham gia lao động.

• An toàn, vệ sinh lao động: Xây dựng và đảm bảo môi trường làm việc an toàn và lành mạnh cho người lao động

• Bảo mật dữ liệu: Thực hiện các biện pháp đầy đủ để bảo vệ thông tin cá nhân của người lao động.

• Chế độ phúc lợi: Đảm bảo tuân thủ các quy định liên quan đến phúc lợi, chẳng hạn như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

• Chế độ nghỉ phép: Tuân thủ các quy định về nghỉ phép việc gia đình, nghỉ ốm, nghỉ có lương và các chế độ nghỉ khác.

​

Vì sao mọi doanh nghiệp đều cần tuân thủ HR?​

Tuân thủ các quy định pháp luật về quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi của người lao động. Chẳng hạn, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp yêu cầu nhân viên làm việc quá thời gian cho phép, có thể bị phạt từ 40 đến 50 triệu đồng (khoảng 1.538 - 1.923 USD).

Ngoài việc tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp còn cần duy trì hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng và tạo môi trường làm việc tích cực. Những vi phạm liên quan đến nhân sự, đặc biệt ở các doanh nghiệp lớn, thường thu hút sự chú ý của truyền thông, dẫn đến đánh giá tiêu cực từ công chúng và ảnh hưởng đến danh tiếng.

Hơn nữa, việc không tuân thủ quản lý nhân sự (tuân thủ HR) có thể làm giảm sự gắn kết của nhân viên, tăng tỷ lệ nghỉ việc và mất đi cơ hội hợp tác với đối tác, khách hàng tiềm năng. Do vậy, tuân thủ HR không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.

​

​Những vấn đề tuân thủ quan trọng đối với doanh nghiệp tại Việt Nam

Là đối tác nhân sự đáng tin cậy của các doanh nghiệp trong và ngoài nước , Manpower Việt Nam tận dụng chuyên môn và kinh nghiệm của mình để hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ đúng và trọn vẹn các quy trình trong hoạt động quản lý nhân sự.

Những vấn đề tuân thủ HR quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý

1. Tuân thủ các quy định pháp luật về Thuế, Bảo hiểm xã hội, Lao động/Việc làm

• Đánh giá mức độ tuân thủ hiện tại của doanh nghiệp đối với các quy định pháp luật Việt Nam hiện hành

• Xác định và khắc phục các lỗ hổng trong việc tuân thủ các tiêu chuẩn về thuế, bảo hiểm xã hội và lao động, việc làm

• Hướng dẫn doanh nghiệp:

• Đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc cho người lao động và thực hiện mức đóng góp đầy đủ của doanh nghiệp

• Tuân thủ Bộ luật Lao động Việt Nam về hợp đồng lao động, thời giờ làm việc, chế độ nghỉ phép và thủ tục chấm dứt hợp đồng, ...​

• Đảm bảo ghi nhận và tính lương chính xác cho người lao động; thực hiện kiểm toán nội bộ định kỳ

• Cập nhật kịp thời các thay đổi pháp lý tại Việt Nam để điều chỉnh chính sách nhân sự phù hợp

2. Đối chiếu và xây dựng mức lương

• Xây dựng cơ cấu lương tùy chỉnh theo các tiêu chí cụ thể (ngành nghề, lĩnh vực, tỉnh thành, chức năng công việc), đảm bảo tuân thủ các quy định về tiền lương tại Việt Nam

• Đảm bảo khung lương thưởng phù hợp với mặt bằng chung thị trường và yêu cầu pháp lý hiện hành tại Việt Nam

3. Kiểm tra lý lịch và tham chiếu nhân viên

• Xác minh lịch sử làm việc và trình độ học vấn trước đây

• Kiểm tra tính trung thực của ứng viên trong việc khai báo mức lương và thông tin tài chính liên quan

​

Những trở ngại của doanh nghiệp khi tuân thủ HR

Trong những năm gần đây, sự phổ biến của hình thức làm việc từ xa và các mối quan ngại về quyền riêng tư dữ liệu trong thời đại số đã khiến việc đảm bảo tuân thủ HR tại doanh nghiệp trở nên phức tạp hơn.

Tuy nhiên, thách thức lớn nhất mà hầu hết các công ty gặp phải khi đảm bảo tuân thủ HR là việc theo kịp với bối cảnh pháp lý phức tạp với những thay đổi liên tục về các luật và quy định. Với các doanh nghiệp đa quốc gia, việc này lại càng phức tạp hơn.

Ví dụ, một điểm chung ở hầu hết các quốc gia tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương và Trung Đông là các lãnh đạo và giám đốc công ty có thể phải đối diện hình phạt cao nhất là bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu vi phạm các quy định và luật về lao động, việc làm.

Dưới đây là một vài ví dụ về những quy định “ngặt nghèo và khác biệt” trong lĩnh vực quản lý lao động ở các quốc gia

• Tại Philippines, việc thuê nhân công thông qua đơn vị cho thuê lại lao động mà đơn vị/nhà thầu này ngoài quan hệ trên hợp đồng lao động ra thì không cung cấp thiết bị hay nơi làm việc, và cũng không quản lý người lao động – được coi là bất hợp pháp.

• Tại Úc, các quyền lợi hợp pháp của người lao động như lương, ngày nghỉ phép, trợ cấp thôi việc và các phúc lợi khác thay đổi tùy theo loại ngành nghề hoặc công việc, được quy định trong khoảng 100 bộ quy tắc riêng biệt.

• Tại các Khu thương mại tự do (Free Zone) ở UAE, số lượng thị thực lao động (employment visa) mà một công ty có thể xin cấp phép phụ thuộc vào diện tích văn phòng của công ty đó.

Trong việc tuân thủ pháp luật, mọi chi tiết dù nhỏ nhất cũng có thể tạo ra khác biệt lớn và tiềm ẩn rủi ro cao. Ngay cả ở những nơi có quy định riêng về tuyển dụng người khuyết tật như Nhật Bản, Thái Lan và Hàn Quốc vẫn có những khác biệt chi tiết đáng kể, chẳng hạn như về hạn ngạch tuyển dụng.

​

Làm sao để đảm bảo tuân thủ HR

Để đảm bảo tuân thủ pháp luật trong quản trị nhân sự, doanh nghiệp nên:

• Xác định nghĩa vụ pháp lý dựa trên địa điểm, ngành nghề và quy mô doanh nghiệp.

• Cập nhật thường xuyên các thay đổi pháp luật qua nguồn thông tin uy tín.

• Giao nhiệm vụ tuân thủ cho bộ phận nhân sự hoặc chuyên viên chuyên trách.

• Lập danh sách các yêu cầu tuân thủ HR từ tuyển dụng cho đến chính sách công ty, sổ tay nhân viên.

• Áp dụng chính sách nhân sự nhất quán thông qua tài liệu và đào tạo quản lý.

• Định kỳ rà soát, cập nhật chính sách để đảm bảo phù hợp với quy định hiện hành.

Ngoài việc tự quản lý, tuân thủ HR, doanh nghiệp có thể hợp tác với các chuyên gia hoặc các đơn vị cung cấp dịch vụ nhân sự chuyên nghiệp (như Manpower) thông qua các giải pháp như

• Dịch vụ Khoán việc

• Dịch vụ Cho thuê lại lao động

• Dịch vụ Tính lương và quản lý lương thưởng

• Dịch vụ Chuyển đổi nghề nghiệp cho nhân sự bị cắt giảm

• Dịch vụ Tư vấn và đảm bảo tuân thủ các quy định về nhân sự

​

Vì sao nên lựa chọn Manpower?

Manpower là công ty cung cấp giải pháp nhân sự hàng đầu thế giới, với hơn 75 năm kinh nghiệm và chuyên môn vượt trội trong việc tìm kiếm và quản lý nhân tài, cung cấp cho các doanh nghiệp:

• ​Chuyên môn sâu rộng: Tự hào là công ty giải pháp nhân sự hàng đầu với bề dày kinh nghiệm hàng chục năm, chúng tôi am hiểu sâu sắc về các vấn đề nhân lực.

• Mạng lưới toàn cầu: Hệ thống kết nối rộng khắp của Manpower giúp doanh nghiệp bạn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật tại mọi thị trường.

• Giải pháp chủ động: Chúng tôi không chỉ xử lý vấn đề khi phát sinh, mà còn giúp bạn nhận diện rủi ro từ sớm và xây dựng chiến lược tuân thủ phù hợp.

• Công nghệ hiện đại: Tối ưu hóa quy trình nhân sự, bảo mật dữ liệu và nâng cao hiệu quả vận hành nhờ nền tảng công nghệ tiên tiến.

• Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Manpower giúp doanh nghiệp chủ động xử lý các vấn đề tuân thủ và giảm thiểu các rủi ro tài chính.

• Xây dựng môi trường làm việc tích cực: Tuân thủ tốt các quy định nhân sự góp phần nâng cao sự hài lòng và mức độ gắn kết của nhân viên.

• Nâng cao uy tín doanh nghiệp: Minh chứng cho các cam kết về chuẩn mực đạo đức trong kinh doanh, từ đó thu hút nhân tài chất lượng cao.

Liên hệ ngay

​

ManpowerGroup tại khu vực Châu Á

Hợp tác cùng ManpowerGroup giúp doanh nghiệp bạn chủ động phòng ngừa các rủi ro tuân thủ pháp lý thường gặp tại thị trường châu Á, bao gồm:

​

Với mạng lưới hoạt động mạnh mẽ tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương và Trung Đông, bao gồm Việt Nam, Singapore, Malaysia, Thái Lan, Ấn Độ, Nhật Bản và Úc, ManpowerGroup sở hữu chuyên môn sâu rộng trong lĩnh vực tuân thủ nhân sự, pháp luật và quy định địa phương.

Bảng dưới đây minh họa một số nghĩa vụ pháp lý phổ biến của người sử dụng lao động tại các quốc gia trong khu vực, cùng với các hình phạt có thể xảy ra nếu vi phạm:

​

Những nội dung vi phạm phổ biến của người sử dụng lao động

​

​

Liên hệ với Manpower ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và khám phá những giải pháp nhân sự chuyên biệt và linh hoạt giúp doanh nghiệp bạn phát triển và luôn đảm bảo tuân thủ dù ở bất cứ thị trường nào.

​

​