Một trong những thách thức trong quản trị nhân sự của doanh nghiệp nước ngoài khi hoạt động tại Việt Nam chính là hiểu rõ và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến người lao động, trong đó bao gồm quy định về Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH). Thực tế, các quy định liên quan đến Bảo Hiểm Xã Hội, mức đóng hay quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan tại Việt Nam có nhiều khác biệt so với nhiều quốc gia trên thế giới. Trong bài viết này, cùng tìm hiểu những quy định và hướng dẫn chi tiết cho các công ty nước ngoài tại Việt Nam nhằm tuân thủ Bảo Hiểm Xã Hội Việt Nam.

​

Theo Điều 21, Luật Bảo Hiểm Xã Hội 2014 & Điều 4, các đối tượng đối tượng phải đóng BHXH bắt buộc tại doanh nghiệp bao gồm bao gồm:

• Người làm việc theo hợp đồng lao động (HĐLĐ) xác định thời hạn/không xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả HĐLĐ được ký kết giữa đơn vị với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động

• Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng (thực hiện từ ngày 01/01/2018)

• Người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương;

• Người lao động là công dân nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (thực hiện từ ngày 01/01/2018 theo quy định của Chính phủ).

Như vậy, 100% doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam, bao gồm doanh nghiệp trong nước, doanh nghiệp nước ngoài, công ty đa quốc gia, công ty khởi nghiệp… đều phải tham gia đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Lưu ý quan trọng:

Luật BHXH mới, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2025, bổ sung các nhóm đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, bao gồm chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh, người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương, người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố, người lao động làm việc không trọn thời gian.

​

​

​

​

Mỗi quốc gia đều có những quy định riêng về bảo hiểm xã hội. Khi mở rộng hoạt động sang một thị trường mới như Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài có thể bối rối khi tìm hiểu các quy định bảo hiểm xã hội, đặc biệt là cập nhật đầy đủ các bộ luật, nghị định, thông tư hay quyết định liên quan.

​

Có nhiều loại thông tin quan trọng doanh nghiệp cần nắm chắc như các loại bảo hiểm bắt buộc, quyền và trách nhiệm của người sử dụng lao động, mức đóng và phương thức đóng bảo hiểm xã hội, hay khi nào cần báo tăng giảm lao động…

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể gặp khó khăn trong việc phân biệt các loại tờ khai bảo hiểm xã hội, chuẩn bị hồ sơ hay làm quen với giao diện và cách sử dụng trên trang giao dịch điện tử BHXH Việt Nam hoặc phần mềm kê khai.

​

Theo quy định, doanh nghiệp mới thành lập hay hoạt động tại Việt Nam phải làm thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng với người lao động.

Doanh nghiệp cũng cần đóng bảo hiểm xã hội hàng tháng đúng thời hạn. Ngoài ra, khi phát sinh thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội hay tăng giảm lao động thì doanh nghiệp cần thông báo sớm nhất có thể tới cơ quan bảo hiểm xã hội.

Các doanh nghiệp nước ngoài, công ty đa quốc gia hoạt động tại Việt Nam có thể chưa quen hoặc khó tuân thủ các thời hạn chặt chẽ này, dẫn đến việc bị xử phạt hành chính.

1. Giới hạn về nhân lực

Nhiều doanh nghiệp nước ngoài, trong giai đoạn đầu hoạt động tại Việt Nam, thường sở hữu bộ phận nhân sự với quy mô khiêm tốn. Điều này dẫn đến không ít khó khăn trong việcquản lý các thủ tục hành chính và nhân sự, bao gồm các quy trình liên quan đến bảo hiểm xã hội.

Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp nước ngoài có số lượng nhân viên lớn, chẳng hạn nhưnhững công ty có nhiều chi nhánh tại Việt Nam, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, may mặc hay logistics, việc quản lý thông tin người lao động sẽ có nhiều phức tạp. Những biến động liên tục về số lượng lao động kéo theo khối lượng công việc đáng kể, từ theo dõi hồ sơ bảo hiểm xã hội, thực hiện báo cáo tăng/giảm lao động, điều chỉnh thang bảng lương khi có phát sinh… Những hoạt động này làm tiêu tốn thời gian và chi phí của doanh nghiệp cần đến cho các hoạt động chiến lược khác.

2. Rủi ro khi thực hiện không chính xác quy định Bảo hiểm Xã hội

Quy định bảo hiểm xã hội tại Việt Nam mang tính chất phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp, bao gồm doanh nghiệp nước ngoài, phải tuân thủ một cách chính xác. Việc không tuân thủ hoặc thực hiện không đúng các quy định có thể ảnh hưởng đến vận hành của doanh nghiệp, từ đó tác động tiêu cực đến kết quả kinh doanh.

Bên cạnh đó, bảo hiểm xã hội trực tiếp mang lại lợi ích cho người lao động.. Nếu doanh nghiệp chưa làm đúng hay chậm trễ các nghĩa vụ liên quan, người lao động có thể gặp khó khăn trong việc tiếp cận các quyền lợi như trợ cấp thai sản, bảo hiểm thất nghiệp khi cần. Điều này không chỉ gây thiệt hại cho người lao động mà còn làm giảm mức độ hài lòng và sự gắn bó của họ với doanh nghiệp.

Việc tuân thủ bảo hiểm xã hội cũng phản ánh giá trị đạo đức và trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. Nếu vi phạm những quy định bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp có thể bị tổn hại danh tiếng thương hiệu, tạo hình ảnh tiêu cực trong mắt khách hàng, người tiêu dùng, ứng viên, đối tác, nhà đầu tư, và cộng đồng. Vì vậy, việc thực hiện đúng các quy định bảo hiểm xã hội không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cam kết phát triển bền vững của doanh nghiệp.

​

Là tập đoàn cung cấp dịch vụ nhân sự hàng đầu tại Việt Nam với gần 20 năm hoạt động, Manpower Việt Nam sở hữu một đội ngũ chuyên gia dịch vụ tính lương và quản lý bảo hiểm xã hội dày dạn kinh nghiệm, chuyên nghiệp, cùng hệ thống và công nghệ quản lý thông minh. Dịch vụ tính lương và quản lý bảo hiểm xã hội của Manpower Việt Nam đã giúp hàng trăm doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ, thuộc nhiều lĩnh vực tối ưu quy trình, nâng cao tính linh hoạt, tập trung hiệu quả nguồn lực cho vận hành.

Manpower Việt Nam cam kết cung cấp dịch vụ tính lương và tư vấn, quản lý và theo dõi bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp chính xác và nhanh chóng, đảm bảo tối đa quyền lợi cho người lao động và giúp doanh nghiệp tuân thủ tốt các quy định về bảo hiểm xã hội tại Việt Nam.

​

Đội ngũ chuyên viên của Manpower Việt Nam hiểu rõ như lòng bàn tay các quy định, hồ sơ, giấy tờ, thủ tục hành chính liên quan đến bảo hiểm xã hội. Việc thực hiện cũng được kiểm soát thông qua hệ thống quản lý thông minh cùng quy trình nghiêm ngặt, đảm bảo việc thực hiện bảo hiểm xã hội được diễn ra đúng hạn và không có sai sót.

Khi giao phó cho các chuyên gia của Manpower Việt Nam đảm nhiệm công việc tính lương và quản lý bảo hiểm xã hội cho công ty, doanh nghiệp có thể yên tâm tập trung nguồn lực nội bộ cho các hoạt động cốt lõi khác mà vẫn đảm bảo tuân thủ tốt quy định bảo hiểm xã hội, đồng thời cũng tránh được khoản phạt hành chính không mong muốn nếu không tuân thủ.

Chúng tôi cập nhật liên tục các quy định, thay đổi liên quan đến bảo hiểm xã hội và giải thích chi tiết để doanh nghiệp nắm được và tuân thủ đúng. Ngoài ra, Manpower Việt Nam còn tư vấn chiến lược và cách quản lý bảo hiểm xã hội sao cho giảm thiểu tối đa các rủi ro về pháp lý.

Bảo hiểm xã hội là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp nước ngoài mới đặt chân đến thị trường Việt Nam, việc chủ động tìm hiểu về các quy định bảo hiểm xã hội và tìm đến các đơn vị cung ứng dịch vụ nhân sự chuyên nghiệp như Manpower Việt Nam sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết thách thức hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật, từ đó phát triển lâu dài tại thị trường tiềm năng này.

Hãy để Manpower Việt Nam giúp bạn quản lý bảo hiểm xã hội một cách hiệu quả! Điền thông tin vào form dịch vụ của chúng tôi ngay hôm nay để nhận được tư vấn chi tiết và hỗ trợ kịp thời!

​

​