4 tháng ago - Phong Bui

Bí Kíp Làm Việc Từ Xa Hiệu Quả

Thumbnail Ad Fb

​Làm thế nào để làm việc từ xa hiệu quả và năng suất ?

Để đối phó với sự bùng phát COVID-19, ngày càng nhiều công ty áp dụng chính sách làm việc tại nhà cho một phần hoặc toàn bộ nhân viên của mình.

Dù làm việc từ xa sở hữu những lợi thế nhất định như tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách hạn chế đi lại, nhưng phương pháp làm việc này cũng có khả năng gia tăng áp lực. Đối với nhiều doanh nghiệp, đây là một sự tiến bộ trong phương thức làm việc mới mà họ vẫn chưa sẵn sàng áp dụng.

Làm việc từ xa có thể là thách thức trong những trường hợp thông thường, nhưng với những người lần đầu làm việc theo hình thức này hay chia sẻ không gian làm việc với con cái, vợ, chồng, bạn cùng phòng, việc thiết lập những quy tắc và mong muốn là rất quan trọng. Điều gì được áp dụng với các đồng nghiệp thì cũng nên áp dụng tại nhà của mình.

Những thách thức tiềm tàng khi làm việc từ xa:

  • Không có đồng nghiệp và người quản lý để cùng cộng tác và tập trung làm việc.

  • Làm việc quá nhiều hoặc quá ít giờ.

  • Cân bằng công việc với cuộc sống và thiết lập ranh giới để hạn chế sự phân tâm.

  • Thiếu sự tương tác trực tiếp hàng ngày, tăng cảm giác bị cô lập đồng thời giảm động lực và niềm tin.

  • Nguy cơ truyền đạt thông tin gây hiểu lầm do thiếu tín hiệu phi ngôn ngữ.

Lời khuyên hữu dụng để làm việc từ xa thành công

Ngoài những lời khuyên về công nghệ và an ninh mạng mà công ty của bạn sẽ cung cấp chi tiết, các mẹo sau sẽ giúp bạn đạt được năng suất tối ưu khi làm việc từ xa:

1. Chuẩn bị cho thành công:

  • Tạo không gian để làm việc: Thiết lập một môi trường làm việc chuyên nghiệp để tránh bị phân tâm. Hãy đăng xuất khỏi tất cả các tài khoản mạng xã hội trong khi làm việc (trừ khi nó phục vụ cho công việc của bạn). Nếu chia sẻ không gian với người khác, hãy đặt ra các quy tắc và mong muốn cơ bản về việc gây tiếng ồn và thời gian nghỉ ngơi.

  • Đánh giá và nâng cấp các nền tảng công nghệ trong gia đình: Hãy xem xét việc nâng cấp băng thông internet của bạn, đặc biệt khi bạn đang dùng chung với nhiều người. Với những điểm mạng có nhiều người truy cập, bạn nên xem xét dùng mạng chuyên dụng cho văn phòng.

  • Thiết lập giờ làm việc: Rèn luyện thói quen thiết lập lịch làm việc của bạn mỗi ngày (khi nào bắt đầu khi nào kết thúc). Nếu được hãy đặt lịch họp định kỳ vào mỗi sáng để đảm bảo bạn bắt đầu ngày làm việc đúng giờ. Tương tự, đăng xuất tài khoản công việc khi kết thúc ngày làm việc.

2. Giữ liên lạc

  • Duy trì việc check-in hàng ngày: Giữ liên lạc thường xuyên với lãnh đạo, đồng nghiệp và những người cần báo cáo công việc cho bạn. Người lãnh đạo nên tổ chức các cuộc họp thường xuyên với các thành viên trong nhóm. Ra quy định về thời gian trả lời email và điện thoại, tận dụng các công cụ nhắc nhở hoặc thông báo nếu bạn dự định rời khỏi bàn làm việc trong khoảng thời gian dài.

  • Tận dụng nhiều nền tảng công nghệ: Điện thoại, email và ứng dụng trò chuyện gần như là nền tảng tiêu chuẩn trong công việc của bạn. Sử dụng hội nghị truyền hình (video conference) giúp bạn cảm thấy được kết nối nhiều hơn và giảm bớt cảm giác cô lập. (Mẹo: các cuộc gọi video cũng có thể thúc đẩy người dùng “làm đẹp cho không gian làm việc hơn” , điều này cũng có thể giúp thay đổi tinh thần làm việc trong cả ngày).

  • Năng suất và chủ động: Hãy lập kế hoạch để bảo đảm năng suất làm việc của bạn không thay đổi so với khi làm việc tại văn phòng. Lãnh đạo hoặc đồng nghiệp của bạn sẽ giúp bạn có trách nhiệm hơn. Hãy thông báo cho đồng nghiệp nếu bạn lường trước được sự chậm trễ trong công việc hoặc nếu bạn đang làm việc ở một dự án nhóm nào đó.

  • Tận dụng sự hỗ trợ của công nghệ: Tìm đến bộ phận IT của công ty nếu bạn có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ. Bạn cũng cần hiểu rằng, trong thời điểm này, họ có thể nhận một số lượng lớn yêu cầu hỗ trợ tương tự.

3. Quản lý thời gian của bạn

  • Thực hành quản lý thời gian hiệu quả: Khi bạn tập làm quen với môi trường mới, bạn sẽ nhận biết được khoảng thời gian nào bạn đạt được năng suất cao nhất, ví dụ như vào buổi sáng sớm trước khi các thành viên khác trong gia đình thức giấc. Hãy tìm thời gian phù hợp nhất để tối đa hóa năng suất của bạn.

  • Trừ hao thời gian cho những tình huống khẩn cấp: Nếu bạn để dành thêm một khoảng thời gian trong ngày để xử lý những công việc phát sinh, bạn sẽ bớt căng thẳng hơn khi nó thực sự xảy ra. Hãy trừ hao thời gian và luôn có thể phân bổ lại để luôn hoàn thành công việc công việc nếu không có trường hợp khẩn cấp nào xảy ra.

  • Nghỉ giải lao: Hãy rời khỏi khu vực làm việc của bạn để nghỉ khoảng 10-20 phút sau mỗi hai tiếng làm việc. Đi bộ một chút, đọc một bài báo ngắn, liên lạc với những thành viên trong gia đình hoặc những người bạn cũng đang làm việc từ xa. Việc thay đổi sự tập trung sang việc khác, sẽ giúp bạn có năng suất và hiệu quả hơn khi trở lại làm việc.

  • Hãy linh hoạt và kiên nhẫn: Điều này thậm chí còn cần thiết hơn khi bạn đang làm việc tại nhà. Khi công ty của bạn đang trang bị những thứ cần thiết nhất cho công tác quản trị nhân sự từ xa, việc phản hồi chậm trễ từ đồng nghiệp hoặc sự cố về công nghệ sẽ có thể xảy ra.