Với những người đi làm, bắt đầu một công việc mới là một hành trình đầy hứng vừa khởi vừa căng thẳng. Đó là một khởi đầu mới, nhưng đồng thời cũng có thể là một trải nghiệm đầy thử thách khi họ phải làm quen với đồng nghiệp, những hệ thống và cả văn hóa doanh nghiệp. Đây chính là lúc một quy trình onboarding bài bản từ doanh nghiệp phát huy vai trò của mình. Onboarding – được hiểu là hoạt động tiếp nhận nhân viên mới - không chỉ đơn thuần là việc hoàn thành thủ tục giấy tờ hay xem video hướng dẫn, mà quan trọng hơn, đó là cách doanh nghiệp giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón, hòa nhập tốt hơn và sẵn sàng phát triển.

​

Một quy trình onboarding hiệu quả không chỉ tạo ấn tượng ban đầu mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ trải nghiệm của nhân viên trong suốt hành trình gắn bó với công ty. Vậy tại sao onboarding lại quan trọng, yếu tố nào làm nên một quy trình hiệu quả, và làm thế nào để doanh nghiệp có thể xây dựng một trải nghiệm onboarding mang tính gắn kết hơn trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

Onboarding không chỉ là một danh sách công việc cần làm, mà còn là bước nền tạo dựng cho mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp. Quy trình onboarding được xem là vô cùng quan trọng bởi những nguyên nhân sau đây:

• Giúp nhân viên tự tin hơn: Những ngày đầu ở công ty mới có thể khiến nhân viên cảm thấy choáng ngợp. Một quy trình onboarding bài bản sẽ giúp họ tự tin hơn bằng cách cung cấp đầy đủ công cụ, thông tin và sự hỗ trợ cần thiết để hoàn thành công việc.

• Giảm bớt căng thẳng: Hãy thừa nhận rằng, ngày đầu tiên đi làm luôn khiến nhiều người cảm thấy hồi hộp. Một lời chào đón nồng nhiệt cùng hướng dẫn công việc rõ ràng sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy thoải mái và nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc.

• Tạo tiền đề để nhân viên phát huy năng lực: Khi nhân viên hiểu rõ vai trò của mình, kỳ vọng của công ty và giá trị của mình đối với tổ chức, họ sẽ dễ dàng bắt nhịp với công việc và phát huy tốt nhất khả năng của mình.

• Xây dựng sự gắn kết: Onboarding là cơ hội để nhân viên mới kết nối với đồng nghiệp và văn hóa doanh nghiệp. Khi cảm nhận sự gần gũi với đồng nghiệp cũng như sứ mệnh của công ty, họ sẽ có động lực làm việc và gắn bó lâu dài hơn.

​

​

Một quy trình onboarding thành công không phải là một khuôn mẫu cứng nhắc áp dụng cho mọi nhân viên. Thay vào đó, nó cần được xây dựng một cách có chủ đích, mang tính cá nhân hóa và giúp nhân viên mới cảm thấy được trân trọng. Dưới đây là những yếu tố cần có để xây dựng một quy trình onboarding hiệu quả.

• Bắt đầu xây dựng quy trình Onboarding từ trước ngày nhân viên đi làm: Onboarding không bắt đầu vào ngày đầu tiên mà ngay từ khi ứng viên nhận lời mời làm việc. Một email chào mừng, thông tin chi tiết về ngày đầu tiên hoặc thậm chí một món quà nhỏ sẽ giúp họ cảm nhận được sự hào hứng của doanh nghiệp khi đón nhận thành viên mới.

• Xây dựng kế hoạch làm việc cho tuần đầu tiên một cách rõ ràng: Tuần đầu tiên nên là sự kết hợp giữa học hỏi, làm quen với đồng nghiệp và môi trường mới. Đừng khiến nhân viên mới bị ''quá tải'' bởi quá nhiều thông tin cùng lúc. Thay vào đó, hãy lên kế hoạch cụ thể, cân bằng giữa đào tạo và những hoạt động giúp họ gắn kết với đồng nghiệp.

• Chỉ định người hướng dẫn hoặc cố vấn: Một người đồng hành có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Một đồng nghiệp thân thiện hay một người cố vấn giàu kinh nghiệm sẽ giúp nhân viên mới hiểu hơn về văn hóa công ty, giải đáp thắc mắc và nhanh chóng thích nghi.

• Giao tiếp rõ ràng: Làm rõ những kỳ vọng, mục tiêu và cách đánh giá hiệu quả công việc sẽ giúp nhân viên mới hiểu vai trò của họ và tự tin hơn trong quá trình làm việc.

• Tương tác nhiều hơn: Đừng biến onboarding thành những buổi họp lê thê với hàng loạt slide trình bày. Hãy áp dụng phương pháp đào tạo thực tế, tổ chức các hoạt động team building và những buổi trao đổi tương tác để giúp nhân viên mới hứng thú hơn.

• Liên tục kiểm tra tình hình và kịp thời hỗ trợ: Onboarding không kết thúc sau tuần đầu tiên. Doanh nghiệp nên duy trì các buổi trao đổi định kỳ trong vài tháng đầu để kiểm tra mức độ thích nghi của nhân viên mới và kịp thời hỗ trợ khi cần thiết.

​

​

• Cá nhân hóa trải nghiệm: Mỗi nhân viên mới đều có những xuất phát điểm, mối quan tâm và mục tiêu khác nhau. Hãy dành thời gian tìm hiểu họ. Chẳng hạn, nhân viên làm việc từ xa có thể cần thêm hỗ trợ về công cụ làm việc trực tuyến, trong khi nhân viên làm tại văn phòng sẽ muốn có một buổi tham quan không gian làm việc.

• Ghi nhận những cột mốc nhỏ: Những thành tựu ban đầu, như hoàn thành tuần đầu tiên hay hoàn tất một khóa đào tạo, đều xứng đáng được công nhận. Một lời động viên trong cuộc họp nhóm hoặc một tấm thiệp viết tay cũng đủ để nhân viên mới cảm thấy được trân trọng.

• Chia sẻ văn hóa doanh nghiệp: Onboarding là thời điểm lý tưởng để nhân viên mới hiểu rõ hơn về giá trị cốt lõi và sứ mệnh của công ty. Hãy kể những câu chuyện, tạo cơ hội để họ tham gia vào các hoạt động truyền thống của công ty và giúp họ thấy được vai trò của mình với tổ chức.

• Chủ động lắng nghe phản hồi: Cách tốt nhất để cải thiện quy trình onboarding là hỏi chính những nhân viên đã trải qua nó. Điều gì họ thấy hữu ích? Công ty có thể cải thiện điều gì? Hãy tận dụng ý kiến đóng góp của họ để tối ưu hóa trải nghiệm cho những nhân viên mới sau này.

Một quy trình onboarding hiệu quả không chỉ là hoạt động “nếu có thì tốt” mà còn có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Khi nhân viên cảm thấy được hỗ trợ ngay từ ngày đầu tiên, họ sẽ có xu hướng gắn kết hơn, làm việc hiệu quả hơn và trung thành hơn với doanh nghiệp. Không chỉ vậy, họ còn trở thành những ''đại sứ thương hiệu'', chia sẻ trải nghiệm tích cực của mình với mọi người và góp phần giúp doanh nghiệp thu hút thêm những nhân tài mới.

​

​

Ngược lại, một quy trình onboarding kém hấp dẫn có thể dẫn đến tình trạng nghỉ việc sớm, gây tổn thất không nhỏ cho doanh nghiệp và tạo ra sự thất vọng cho chính nhân viên. Đầu tư vào một quy trình onboarding bài bản không chỉ mang lại lợi ích cho nhân viên mà còn giúp tổ chức phát triển bền vững hơn.

Onboarding là sự mở đầu cho hành trình của một nhân viên tại doanh nghiệp – hãy biến nó thành một khởi đầu ý nghĩa. Khi xây dựng một quy trình onboarding chuyên nghiệp, thân thiện và có tính gắn kết, bạn không chỉ giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập mà còn tạo tiền đề cho sự thành công của họ. Quan trọng hơn, đó là cách để doanh nghiệp khẳng định rằng mỗi nhân viên đều được trân trọng và coi trọng ngay từ ngày đầu tiên.

​

Xem thêm thông tin mới nhất và các giải pháp về quản trị nhân sự.